今日から使えるビジネスメール挨拶文

就活を始める準備

こんにちは、しばもん です。

この記事を読むメリット

・ビジネスメールでOB・OGからの印象を変える。

・間違ったビジネスメールで損することがわかる。

・ビジネスメールで使えるオススメの挨拶文がわかる。

・多くの学生がよくする間違ったビジネスメールがわかる。

御礼のビジネスメール

OB・OG訪問などで、志望する会社にメールを送る機会が増えてきましたね。
これまでビジネスメールを送ったことがない方は困りますよね。

「あれ、これは尊敬語?謙譲語?丁寧語?」
「ん?宛名は 〜様? 〜殿? 〜さん?」
いきなり書けと言われても手が止まってしまいますよね。

私は社会人になってからは、初めて会って名刺を頂いた方やその日お世話になった方には必ず、その日のうちに挨拶や御礼のメールを出すようにしています。

それを学生の時にやるのは難しいと思います。というか当時そもそもそんな作法知らなかったから、そこまでできる学生さんは本当に印象が良いと思います。

しばもんのTwitterにもらったDMの文面を見る限り、内容、丁寧さ、配慮、敬語の使い方など、学生さんによって大きな差が見られます。

 

メールを受信する側も、もちろん人間ですので、メールで
「あ、この子はしっかりしているな」
「あ、この子は日本語が変で期待薄だなぁ」と
送り手の人物像を文章からイメージします。
ですので、変なイメージが付いてしまうと損なので気をつけましょう。

どう損をするかと言いますと、下記のような報告がありました。

・OB・OG訪問にメールをしたら、次第にOB・OGからメールが来なくなる。

・OB・OG訪問後に御礼のメールを送ったが、そのOB・OGから次の人を紹介されなくなる。

第一志望の企業先は特に、様々なOB・OGに訪問して情報を収集したいところですよね。あなたも訪問した際に「別の社員の方を紹介していただけませんか?」と言うことは少なくないと思います。

私もよく「他の人を紹介してくれ・繋いで欲しい」言われました。
もちろん一応、対応はするのですが
私が同僚仲間にOB訪問のお願いをする際は、必ず仲間から
「どういう子?」
と質問されます。それに対し私は
「〇〇大学の〇○さんです。ここが第一志望らしいです。会って話すぶんには好印象ですが、メールの文体を見るに日本語・敬語が苦手そうです。」
といった感じにありのままを伝達します。

あなたの知らない場所で、あなたの価値が下がってしまうということです。
損ですよね?

ですので、ビジネスメールの書き方はしっかり調べた方が良いです。

メール一つで本当に印象はかなり変わります。
OB・OG訪問先、採用担当者など相手方の社員さんに送るのなら、そこを意識した方が良いです。

そこで、しばもんがオススメする挨拶で使えるワンワードを紹介します。

おすすめメールの挨拶関連

「ご多用の折」

「大変恐れ入りますが」

「大変恐縮ではございますが」

「何卒よろしくお願い申し上げます」

「ご自愛(専一に)なさってください」

「ご査収の程」

「先日/過日」

「失念してました/ご放念ください」

いかがでしょうか。
社会人になると普通に使えるんですが
(使えない人もいますが‥)
学生さんで使ってるのを見ると、「よく勉強してるな〜」と感心してしまいます。

使えそうな一言挨拶はありましたか?
初めてみる表現も多かったのではないでしょうか。
ぜひ使ってみてくださいね。

ご自愛ください

特に皆さんにとって見慣れないのは「ご自愛ください」ではないでしょうか。

この言葉ご存知ですか?私は社会人になってから目上の方へのメールでよく使っています。

相手の体調などに配慮する表現でメールの結びの挨拶などでよく使います

以前、これを使ってメールをくれた学生さんがいて感激しました!詳しい使い方はネットなどを参考にしてください。

ご査収の程

「ご査収の程何卒宜しくお願い申し上げます」は私もよく使うのですが、添削用のファイルを送ってくれた学生さんが使っていてよく勉強してるなと感心しました。好印象です。

先方に十分に内容を確認して欲しい書類やファイルを送付する場合はメールの結びとして使える表現で、オススメです。

先日/過日

メールを出す際に「この前」「この間」のことについて御礼を言いたい時、なんて言いますか?

私は比較的近い過去なら「先日」を使います。割と遠い過去なら「過日」を使います。

「先日」は話す時も使いますが「過日」は書き言葉でしか見ない印象です。「先般」もありますが私はあまり使わないかな。

失念してました/ご放念ください

うっかりメールの返信を忘れていた、お願いしたことを相手に忘れられていて「気にしないでください」と言う際はどう返答してましたか?
ビジネスメールでは「失念してました」(=忘れておりました)、「ご放念ください」(どうぞお忘れください/気にしないでください)を良く使います。

やりがちな表現

「早急なご対応ありがとうございます。」

「お疲れ様です。」

早急なご対応ありがとうございます

学生さんからいただいたメールでよく見るのが
「早急なご対応ありがとうございます」
です。これは決してダメというわけではないのですが少し違和感がありました。

予想外の緊急事態に対して素早く対処してくれたなら
「早急なご対応ありがとうございます」これでいいのですが、
「早速のご返信ありがとうございます」
「迅速なご対応ありがとうございます」
などを使った方が私個人としては好きです。

お疲れ様です

「お疲れ様です」は同僚や業務上のパートナーなら良いと思いますが、そうでなければ、「(いつも)お世話になっております。」が良いのではないかと思います。

添削を出してくれた学生さんがメールの冒頭で「しばもんさんお疲れ様です。」とねぎらいの言葉をかけてくれます。

それ自体は嬉しいですが、たとえお世話になっていなくても「お世話になっております」が形式上の挨拶としてよいかと思います。社会人になるのに向けて慣れておくと良いです。

良い表現を他の人のメールから探す

新入社員の頃、死ぬほどメールが届くのですがメールの内容だけでなく表現形式もチェックしていました。

「あ!この表現良さそう!」と思ったらネットですぐに用法を調べ、次から同じシチュエーションでメールを返す時はそれを使うよう心掛けていました。

だんだんメール表現のレパートリーが増えてきますので、
実践してみてくださいね。

その他:「おっ!」と思う学生さんからのメール

  • しっかり名乗り、挨拶、御礼を入れる
  • 質問などは箇条書きで問い合わせる
  • しっかり返事をする(放置しない)
  • 正しい敬語

社会人なら当たり前すぎる項目だけど、
学生さんは、今から準備しておきましょう。

企業がESを書かせる理由も記事で紹介しています。ESを企業視点で考えると、何を書いて良いのかが見えてきますよ。

企業がESを書かせる理由

 

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